Tippek angol nyelvű írásbeli ügyintézéshez

Az idegen nyelvek ismerete nemcsak a nyelvvizsga megszerzéséhez szükséges. Rengeteg olyan helyzet adódik, amikor írásban kell ügyet intéznünk angolul. Ez lehet magáncélú, de hirtelen munkahelyi megbízás is.

Sokan megijednek az online angol nyelvű ügyintézéstől, mert úgy érzik, nem az erősségük egy angol levél írása. Pedig mindez korántsem olyan bonyolult, mint hinnénk. Segítségképpen átvesszük, milyen helyzetekben szükséges idegen nyelvű írásbeli ügyintézés, hogyan kezdjünk hozzá és mire figyeljünk.

Mikor kell angolul ügyet intéznünk?

Ha azt gondolod, soha nem kerülsz majd ilyen helyzetbe, nagy valószínűséggel tévedsz. Az alábbi helyzetek valamelyikével Te is találkozhatsz:

  • szállásfoglalás vagy -módosítás e-mailben
  • kapcsolattartás légitársasággal
  • külföldről rendelt termék reklamáció
  • érdeklődés egy rendezvénnyel kapcsolatban
  • külföldi kórházi tartózkodás intézése
  • álláskeresés egy másik országban
  • továbbtanulás, továbbképzés szervezése saját részre vagy gyermekünknek
  • kapcsolattartás cégünk külföldi partnereivel és ügyfeleivel

A felsoroltakon kívül még rengeteg helyzetben kell e-mailt írnunk. Egyértelmű tehát, hogy érdemes felkészülnünk ezekre az eshetőségekre.

Hogyan lássunk hozzá?

Amennyiben viszonylag magabiztos angol nyelvtudással rendelkezel, s van egy kis angol nyelvű gyakorlatod, írd meg bátran a levelet! Ez nem nyelvvizsga, a lényeg, hogy udvariasan közvetítsd az üzenetet. Miután megírtad, átnézheti egy hozzáértő ismerős vagy családtag.

Úgy érzed, nyelvtudásod kevés egy hivatalos levél elkészítéséhez? Még nem írtál más nyelven e-mailt? Ez esetben írd be a keresőbe a típust, például „application” (jelentkezés) vagy „complaint” (panasz), majd a „sample letter” kifejezést! Rengeteg példalevelet találsz majd. Válassz egy egyszerűt és fogalmazd át!

Erre figyelj hivatalos ügyintézésnél!

Az angol írásbeli ügyintézés több szempontból is eltér a magyartól. Lássuk, mire kell okvetlenül figyelni, hogy írásod célt érjen:

  • Légy a megszokottnál udvariasabb!
  • A kérdéseket lehetőleg indirekt formában tedd fel!
  • Ne használj szlenget vagy összevont alakokat!
  • A megszólítás után vesszőt tegyél!
  • Tagold az irományt bekezdésekre! Így könnyebben követhető.
  • Mindig hivatkozz pontos forrással és dátummal az előzményekre (például add meg, mikor és hol láttad az álláshirdetést)!
  • Tömören és logikusan fogalmazz!

Ezeket a tippeket követve biztosan érthető, udvarias és célravezető e-mail születik majd, az ügyintézés pedig sikert ér el.

Hasznos kifejezések angolul

Mikor nagy vonalakban már elkészült a levél, nézd meg, hogy a hétköznapi kifejezéseket le tudod-e cserélni elegánsabb, hivatalosabb frázisokra. Az alábbiakból is választhatsz:

  • I saw your advertisement on 4th July. – Július 4-én láttam a hirdetését.
  • I would be grateful if you could send me further information. – Hálás lennék, ha küldene további információt.
  • I am writing to express my dissatisfaction concerning the service in your hotel. – Azért írok, hogy kifejezzem elégedetlenségemet hotelének szolgáltatásaival kapcsolatban.
  • Thank you for your time. – Köszönöm, hogy időt szakított rám.
  • Could you please let me know what time your arrive in Budapest? – Meg tudná mondani, mikor érkezik Budapestre?

A korábban említett példalevelekben is több hasznos kifejezésre akadhatsz, így már sokkal könnyebb lesz az webes ügyintézés.

Összefoglalva: Globális világban élünk, ezért az angol nyelvű ügyintézés szinte elkerülhetetlen. Különféle okokból életünk során minimum 1-2 alkalommal meg kell írnunk egy e-mailt idegen nyelven. A fenti sorok segítenek a kihívás leküzdésében és célunk elérésében.

Hozzászólás

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük